--働き方改革の一環としてOffice365を導入されたようですね。

2016年に「大型案件の開発遅延」という企業の信頼を揺るがす大きな失敗を経験し、全社的に業務プロセスを見直し、利用するITツールを刷新するBPR（Business Process Re-engineering）プロジェクトに取り組みました。まさに「働き方改革」でした。
以前は2週間ごとに開催される経営会議に必要な資料をExcelで作っている上に、それを作るための事前資料も作らなければならないなど、無駄が多くスピード感のない状態でした。また2017年11月の移転まで本社があった池袋サンシャイン60ビルでは、オフィスが複数のフロアに分かれており、部署間での交流が少なくセクショナリズムが強くなりがちでした。そこで、社内における人と人との接点を増やし、異なる立場の視点を持つことによる風土の改革と、働き方の選択ができるシステム作りが必要だと考え、オープンイノベーションを目的とした改革を実施しました。
まずシステム面でオンプレミスからクラウドへの移行というのは基本だと考えました。そしてクラウド導入するにあたって一気に切り替えてしまうのではなく、既存システムと新システムのハイブリッド化を目指しました。最初は既存システムには手をつけず、新しいシステムと組み合わせて行くわけです。 そうした中、メールやスケジュール管理、ワークフロー、DBといったものはNotesからOffice365へ移行し、社内システムは自社のデータ連係ミドルウェア製品である「HULFT」や「DataSpider」を利用することで新旧システムのハイブリッド状態を構築。同時に進めたリモートデスクトップの活用とOffice365によって外出先でも承認ができるなど場所と時間を選ばない働き方を実現しました。また社内システムから集めたデータをセルフBIで即座に見られるようにすることで、資料作りの無駄をなくし経営判断のスピードアップも実現できました。

--Notesからの移行作業で問題はありませんでしたか。

ワークフローとNotesDBはSharePointへ移行しました。しかし、既存の組織情報を上手く活用できないのが問題でした。たとえば自分の上長が誰であるかというような情報が既存組織情報からそのまま引き継ぐことができないため、承認フローを作るのに問題があったのです。もちろん手作業でそういった情報を書き込んで行くことは可能ですが、それでは手間がかかりすぎます。そこでネクストセットの組織ワークフローを導入しました。

--ネクストセットを選択する決め手となったものは何でしょうか

十分な機能を持っていることや、適切なコストで利用できることといった基本的なことを踏まえた上で、変化への対応力なども重視しました。スモールスタートではじめる、スピードや変化に耐えられる製品というのは、私たちと考え方が近いと感じたので選択しました。
情報システム部門は企業の一部門ではありますが、1つの企業のようなものだとも考えています。私たちは当時8名しかいないベンチャー企業のようなものです。どうやってスピードや変革に対応するサービスをエンドユーザーに提供するのか。そう考える立場が近いと感じました。もちろん、それでいて700人規模のユーザーが利用するに耐えるものであることも大切です。

--導入に際して苦労などはありましたか？

Office365やネクストセットのアドオンの導入自体には、大きな苦労はありません。働き方改革全体の進め方は、ユーザーが変化を受け入れられるように、3ヶ月程度の短期間でしっかりと効果が感じられるような取り組みを繰り返す形にするという工夫をしました。 2017年11月に本社移転が決定していたので、そこで完全なフリーアドレス化や固定電話なし環境の実現、Office365の本格稼働などを目指し、まずはメールやスケジュールという抵抗感のないところから切り替えたり、固定電話なしでの仕事を体験してもらったりして、変化による効果を体験させ、意識を変化させてから次へ進むようにしていました。

--導入効果はいかがですか？

予定どおり本社移転を機にフリーアドレス化を実施、Office365も完全移行には2018年3月までかかりましたが、無事に移行することができました。ネクストセットの組織ワークフローについては、画面レイアウトなどに少々不満はあるものの、外出先でも承認作業ができるというのは非常にいいと感じています。
また既存システムの保守コストを5〜9割減らすことができました。以前は既存システムの保守・改善にかかるコストが大きく、2015年時点でIT関連予算の96%を占めていたのですが、これを全体予算を抑えつつ2017年時点では27%にまですることができ、多くの予算を新規システムの開発へと回すことができるようになるなど、リソースの逆転にも成功しました。