住商メタルワン鋼管株式会社 様

「ネクストセット・ワークフロー for Microsoft 365」で申請・稟議の紙文化から脱却し、生産性向上・業務効率化を実現

鋼管専門商社として大きな存在感を示す住商メタルワン鋼管株式会社。10年以上前からネクストセットのMicrosoft 365アドオンツールを導入し、最近では申請・承認プロセスもネクストセット・ワークフロー for Microsoft 365に置き換えて、紙文化からの脱却と申請・稟議の進捗管理高度化を達成した。他のアドオンツールも引き続き活用しており、多くの業務で効率化やセキュリティ強化を実現している。

住商メタルワン鋼管株式会社 様管理本部 システムグループ IT戦略チームリーダー 吉崎 純 氏
住商メタルワン鋼管の事業概要と特長を教えてください。

2019年4月1日、住友商事とメタルワンの共同出資により設立された鋼管専門商社です。取扱商材としては、鋼管や継手、バルブ、配管機材などの加工・販売を中心に、自動車、プラント・エネルギー、造船、建設機械、土木・建築設備といった多様な業界に製品・サービスを提供しています。商社の機能に加えて、在庫の加工を行っている点も特長です。

会社としていま力を入れて取り組んでいることは?

DX・BPRに注力しており、AIやRPAの積極活用による業務効率化を進めています。これまで紙を用いていた業務をデジタル化し、顧客ともデータでやり取りする方向性で取り組んでいます。

ネクストセットのMicrosoft 365アドオンツールを導入したきっかけは?

ネクストセットのアドオンツール自体は10年以上前から利用しています。最初に導入したのは、「ネクストセット・安否確認 for Microsoft 365」でした。その後も「ネクストセット・シングルサインオン for Microsoft 365」や「ネクストセット・大容量ファイル転送 for Microsoft 365」「ネクストセット・組織ドキュメント管理 for Microsoft 365」、そして「ネクストセット・ワークフロー for  Microsoft 365」を導入してきました。当初は、無償で使えるということで、業務効率化に有効と考えられるさまざまなシーンに活用を始めたのがきっかけです。
活用の効果が最も大きく表れているのがワークフローです。かつて当社では紙からの脱却がなかなか進まなかったのですが、コロナ禍で出社が制限された折、紙のままでは稟議の回覧が滞り、止まってしまう事態を経験しました。これを機にワークフローを採用しようということになり、社内の公式ワークフローとして活用を始めました。

ネクストセットのアドオンを導入した理由を教えてください。

先ほど申し上げたように、無償で使えるという点が最大の決め手でした。ワークフローはとくにコロナ禍で急を要する事態であったため、予算化して導入するプロセスを踏まずに使い始められる点が大きかったと思います。それに加えて、一般的なワークフローは承認経路を事前にマスタで設定する必要があるところ、ネクストセットのワークフローは承認経路を自由に追加・変更できるため、当社の要件に適したシステムだという点も大きな理由です。

住商メタルワン鋼管株式会社 様管理本部 システムグループ IT戦略チーム 岩下 あゆ 氏
導入決定から本格運用開始までの期間は? また、導入時に悩んだ点、苦労した点があれば教えてください。

ワークフローはコロナ禍で緊急事態宣言が出された2020年4月に検討を始め、2021年6月に本格運用を開始しました。導入までの約1年2カ月は、それまで紙で行っていた業務を電子に変えるという点で社内から様々な意見が寄せられましたが、これらの声に丁寧に耳を傾けながら、関係者との対話と調整を重ねることで、理解と協力を得ることに努めました。また、ワークフロー導入にあたり社内ポータルをMicrosoft SharePointに移行したのですが、これは従来の業務プロセスを全て変えることになるため、社内ポータルを管轄する総務、ワークフローを管理する経営企画室など部門をまたいだ協力を仰がなければならず、その調整には多くの時間と労力を費やしました。幸いなことに経営企画室のメンバーが導入に積極的で、部門間調整に協力的に動いてくれたので、比較的スムーズに移行を成し遂げられました。
そのほか、承認プロセスや要件整理・実装も一つひとつ丁寧に説明しながら進めていきました。やはり新しい仕組みに変えていくという点では、苦労も多くありました。

ネクストセットのアドオンの現在の運用状況を教えてください。

ワークフローは、社内の各種申請、稟議の際などに使っています。シングルサインオンは、社内でPCを利用する約700人の社員が使用しています。アドオンの中ではこの2つを使う社員が多い状況です。
組織ドキュメント管理は、管理者が社内教育・eラーニングの受講者管理に利用しています。大容量ファイル転送は、メールソフトで送信できない大容量ファイルの送信に用いています。

住商メタルワン鋼管株式会社 様管理本部 システムグループ IT戦略チーム 鈴木 花波 氏
ネクストセットのアドオン導入の成果、使っている社員の評価はいかがですか?

ワークフローについては、稟議がどこで滞留しているのか、申請書がどこで止まっているのかをリアルタイムで把握できるようになり、進捗管理がしやすくなりました。導入前は承認された稟議書をファイルサーバーに保存しており、その保存や検索に時間と工数がかかっていたのですが、導入後は画面で一覧管理できるため、そうした手間も減りました。もちろん、紙での保管が不要になったのは最大の成果です。また、ワークフロー上でコメントを残すことができ、それに返信したり、コメント入力と同時に自動でメール通知したりといった機能により、コミュニケーションコストも削減されています。
組織ドキュメント管理では、直感的に操作できるため、各部署の担当者が運用管理者となり、それぞれ独自のコンテンツを作成してeラーニングを発信できるようになりました。未受講者の集計・確認や進捗管理、リマインドメール送信なども簡単で、役立っています。
そのほか、シングルサインオンはセキュリティ強化につながっていますし、大容量ファイル転送もメールで送れない大容量ファイルをCDやDVDに保存してやり取りする手間がなくなり、工数が大きく減っています。
社員の評価としては、ワークフロー導入後は承認が早くなった、どこで止まっているのかわかるようになった、ヌケモレがなくなったといった声を多く聞いています。

担当者として、ネクストセットのアドオンを導入してよかったと思う点を教えてください。

さまざまなアドオンを無償で利用できる点は、ネクストセットの最大のメリットの一つです。通常なら年数百万円はかかるクラウド型シングルサインオンも無償で利用できるため、コスト面でのメリットは非常に大きく、クラウドのセキュリティ強化にも貢献しています。加えて、人事・経理など他の部署で導入したシステムにもネクストセットの基盤で手軽にログインできるようになり、利便性が大きく向上しました。管理担当者としては、パスワード忘れに関する問い合わせがなくなった点でも業務負荷が軽減されています。
ワークフローについては、新しいワークを追加したいときもHTML記述で簡単にカスタマイズでき、便利に利用できています。
また、ネクストセットのアドオンではないのですが「サテライトAI」の「AIボード」は、メール作成、稟議書のたたき台の文書作成、コード記述などで便利に活用しています。さまざまな生成AIのLLMを使うことができ、コストが安価な点も魅力です。

ネクストセットのアドオンの運用で気をつけていることは?

多くの社員が利用することから、権限の管理には特に気をつけています。ワークフローでは、申請書の閲覧権限を細分化して情報漏洩リスクを低減できるため、管理画面を本部ごとにテナント分割して管理しています。
シングルサインオンでは、マクロやRPAを用いた自動化により、人事異動などにスピーディに対応できるよう気をつけています。

今後導入予定の機能や欲しい機能を教えてください。

シングルサインオンに多要素認証機能を追加導入し、セキュリティをさらに強化したいと考え、いま実際の導入に向け評価を進めています。
他のアドオンや機能についても、ネクストセットは開発スピードが速いので、いろいろ試してみたいと考えています。

今後導入する企業へのアドバイスがあれば教えてください。

当社の場合、ワークフロー導入はコロナ禍における緊急の要請という面もありましたが、いずれにしても自社の業務課題や改善したいポイントを明確にし、それに合致するアドオンを選定することが重要だと思います。単なる流行やコスト削減といった視点だけでなく、業務効率化、セキュリティ強化など具体的目的を持つことで、豊富に用意されたアドオンの中から適切なものを選び出し、効果的に活用することが可能になります。

最後に、ネクストセットのサポートに対する評価を教えてください。

各アドオン導入時に丁寧な支援をしてもらい、感謝しています。ネクストセットはサポート体制が充実しており、問い合わせすると迅速なレスポンスで親身に対応してくれるので、非常にありがたいと思っています。

基本データ
  • ●設立:2019年4月1日
  • ●社員数:818名(2025年4月1日時点)
  • ●所在地:東京都千代田区丸の内3丁目3番1号 新東京ビル5階
  • ●導入アカウント数:821

住商メタルワン鋼管株式会社
【ホームページURL】
https://www.mosctp.co.jp/

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