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Microsoft 365の導入支援・ご相談はネクストセットへ!!

アルフレッサ システム株式会社 様

ストレージ不安を解消しつつ旧来の使い勝手も維持したい!要望は「Office 365+ネクストセット」で実現

グループ全体が利用する大規模システムをOffice 365へ移行

グループ全体が利用する大規模システムをOffice 365へ移行

--アルフレッサ システムの事業概要について教えてください

アルフレッサグループ全体のシステム運用・保守および開発事業を担当する企業です。アルフレッサグループでは医療用医薬品等の卸売事業を中心に、医薬品等製造事業や調剤薬局運営、ドラッグストア等への卸売を行なうセルフメディケーション卸売事業などを手がけ、健康に関するあらゆる分野の商品・サービスを提供するヘルスケアコンソーシアムを目指しています。

--Office 365の導入経緯を教えてください

10年近くオンプレミスのグループウェアを利用してきたのですが、10,000人近くが利用するシステムだったため、近年はHDDの残容量不足に常に悩まされていました。導入当初は30営業日で過去のメールが削除される設定でしたが最近では20営業日にまで縮まり、過去メールが見られないなど業務にも不都合が出ていたのです。オンプレミスでExchangeを利用するかクラウド型サービスにするか悩んだのですが、上層部の意向でクラウド型に決定しました。
クラウド型の中でOffice 365にしたのは、当時価格改定があって利用しやすい料金になったことと、機能面で必要としている電子会議室、掲示板、スケジュール、ファイル保存等が揃っていたこと、セキュリティも十分だったことが決め手でした。

旧システムに似た使い勝手実現のためにネクストセットのアドオンを採用

旧システムに似た使い勝手実現のためにネクストセットのアドオンを採用

--ネクストセットのアドオンを導入した理由を教えてください

Office 365の標準機能では旧システムと使い勝手の違う部分が多かったのですが、ユーザーの希望で旧システムと近い形にしたかったからです。特にアドレス帳とスケジュールのインターフェース、掲示板の新着・未読のわかりやすさなどについて強い要望がありました。

--ネクストセットを選択する決め手となったものは何でしょうか

アドレス帳については組織ごとのツリー表示が必要でしたし、スケジュールも同じく組織単位で見たいという要望がありました。さらに掲示板も新着記事の有無や既読記事がどれなのかわかりやすい状態にして欲しいという希望があったため、この全てが実現できるネクストセットのアドオンを選択しました。

--ネクストセットのアドオンでは何をご利用ですか?

「組織アドレス帳」で連絡先のツリー表示を実現し、「組織カレンダー」でスケジュールの組織単位での表示を行なっています。また、掲示板については「組織ドキュメント管理」で対応しました。さらに業務システムを利用するInternet ExplorerとOffice 365を使うためのFireFoxをスムーズに切り替えるために「ブラウザ切替機能」も利用しています。

頻繁に更新されるクラウド型サービスへの対応に苦労するも課題解決&業務効率化を実現

頻繁に更新されるクラウド型サービスへの対応に苦労するも課題解決&業務効率化を実現

--導入に際して苦労などはありましたか?

Office Office 365は頻繁にアップデートされるため、マニュアル作成途中で画面が変わってしまうのが大変です。事前にマニュアルを作っても最初の説明会の時点で画面が変わってしまっていましたし、私たちも構築しながら覚えている状態だったので質問を受けても答えるのが難しく苦労しましたね。マニュアルは半年に1度改訂を行なう予定でしたが、変化する見た目に合わせて画面ショットを盛り込んだマニュアルにするのは難しく、現実にはメイン部分の操作説明を更新する程度しかできていません。このほかにも、アップデートによってうまく動かなくなった、わからなくなったというようなことはいろいろあります。
また、アドレス帳に個人が登録する取引先の連絡先を、どうしても思ったようにフォルダ分けしたいというユーザーも多くいました。その分はエンジニアが手作業で対応することになり、非常に時間がかかりました。

--導入効果はいかがですか?

まず、当初の問題だったストレージ容量の問題が解決しました。過去メールの保存日数制限もなくなり、必要な時に過去メールを参照できるようになっています。1〜2年程度でアーカイブする設定なので、今後の心配もありません。さらにiPadから全ての機能が利用できるようになり、Excel等も利用できることで、外出先からもさまざまな作業が可能になり、業務が効率化できました。グループ会社ごとの利用ではありますが、OneDriveやSharePointを利用した情報共有もすすんでいます。

--今度導入予定の機能は欲しい機能について教えてください

Skypeは活用したいと考えています。また、営業部門からは社内アンケートや簡単なクイズ的なeラーニングツールとしてアンケート機能を利用したいという要望が出ているので、これが実現できるアドオンがあればぜひ利用したいですね。

【本社所在地】
東京都千代田区大手町一丁目1番3号 
大手センタービル23階
【ホームページURL】
http://www.alfresa-system.com/

アルフレッサ システム株式会社 様 
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