専任職員用メールの導入からはじまったOffice 365活用は学生・非常勤へも展開！
不足する日本的組織管理やシングルサインオンはネクストセットのアドオンで解決
コスト削減と管理負荷軽減を目指しオンプレミスからOffice 365へ
--学校法人東成学園(昭和音楽大学)の概要について教えてください
1940年にオペラ歌手だった創設者が前身となる東京声専音楽学校として設立しました。その後、1969年に昭和音楽大学短期大学部設立、さらに1983年には昭和音楽大学を開学しました。約十年前に現在の新百合ヶ丘へキャンパスを移転し、演奏家の育成だけで舞台芸術の制作側に立つための教育など全20コースで幅広い人材育成を行っています。
--Office 365の導入の目的と経緯を教えてください
オンプレミスのシステムからコスト削減と管理負荷の軽減を狙って、クラウド型システムへの移行を2012年頃から検討しはじめました。Googleのサービスとも検討した結果、まずは移行しやすいメールからということでOffice 365の利用を開始したのが2013年です。その後、2014年末からスケジュールの移行も開始し、2015年4月から本格的な利用を開始しました。
日本的組織管理等Office 365に不足するものを低コストで提供するネクストセットを選択
--ネクストセットのアドオンを導入した理由を教えてください
スケジュールを移行するにあたって、日本的な組織管理を必要としたからです。Office 365には該当する機能がありませんでしたが、以前利用していたサイボウズと同程度の機能を持たせることで、ユーザーにも使いやすいものになると考えました。
--ネクストセットを選択する決め手となったものは何でしょうか
似た機能の他社製品と比較してコストメリットがありました。またOffice 365の中で完結してくれるので別途システム管理が不要なのがいいと感じました。検討していた頃、マイクロソフト主催のセミナーにネクストセットが参加していたのに出会い、相談して導入を決定しました。
--ネクストセットのアドオンでは何をご利用ですか？
組織カレンダーと、掲示板/回覧板を利用しています。
--導入に際して苦労などはありましたか？
特に苦労はしていません。試験的な導入ではシンプルで問題ないと感じました。移行にあたってはデータ移行マニュアルを作成し、ユーザー自身に並行運用期間の中で移行作業をしてもらいましたが、古いデータは不要だという人もいました。一部こういう作業に不慣れなユーザーには深いサポートが必要になりましたが、Gmail等でクラウド型サービスになれていた人も多く、移行に困ったというユーザーは多くありませんでした。
ユーザー数・機能数を増やしてさらなる活用拡大を計画
--導入効果はいかがですか？
現時点ではオンプレミスシステムで利用していたサーバが不要になり、アカウントコストも下がったことがメリットです。今後は利用拡大を検討しており、他社サービスからOffice 365とネクストセットのアドオンという組み合わせにまとめることでさらにコストの軽減ができる予定です。
--今度導入予定の機能や欲しい機能について教えてください
ネクストセットのシングルサインオンを導入し、利用ユーザーを大きく増やす予定です。まず2019年度から学生向けにシングルサインオンの利用ができるようにすることで、利便性の向上をはかります。また災害対策として安否確認も利用する予定です。入学前教育の実施にアンケートフォームも使いたいと考えています。さらに非常勤講師を含めた運用も計画しており、まずは準備段階としてアカウント発行を予定しています。
ネクストセットはアドオンの機能が追加されたり、新しいアドオンが登場したりと機能追加が豊富で使ってみたいものもいろいろ出てくるので楽しみにしています。電話やメールのサポートも迅速で、問題が解決しなかったことはありません。アカデミック契約で新規アドオンを利用しやすい環境なので、これからも活用して行きたいと考えています。
昭和音楽大学
【ホームページURL】
https://www.tosei-showa-music.ac.jp/
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