「ネクストセット・組織カレンダー for Microsoft 365」でスケジュールの閲覧性を大きく高め、社員のコミュニケーション環境強化と運用負荷削減を達成

ベンチャースピリットと風通しの良い社風、そして「美しい暮らし方を住まいから」という理念のもと、データとファイナンスを活用し、急成長を遂げている株式会社アーキテクト・ディベロッパー。将来に向けてMicrosoft 365への集約をはじめデジタル変革を図る中で、カレンダーツールを「ネクストセット・組織カレンダー for Microsoft 365」にリプレースし、コミュニケーション環境強化を実現した。

アーキテクト・ディベロッパーの事業概要と特長を教えてください

2008年創業の東京・銀座に本社を置く不動産会社です。不動産の仕入れから設計・施工、賃貸管理までワンストップで展開し、世の中に賃貸集合住宅を提供しています。首都圏を中心に管理戸数5万5千戸超、13年連続で入居率99％以上を達成しており、お客様の資産運用のパートナーとして不動産運用の最適解を提供します。

会社としていま力を入れて取り組んでいることは?

現在はM&Aを活発に進めています。デジタル変革に向けたインフラとセキュリティの強化に積極的に取り組み、AIや自動化が進展する将来はインフラが情報そのものに変わっていくだろうと見通して、2022年に従来の情報システム部を情報管理部へと改組しました。

組織カレンダーを導入した理由を教えてください

組織カレンダーを選んだ最大の理由は、他の社員の予定や会議室の空き具合などが見やすく、閲覧性が高いことでした。また、それまで使っていたカレンダーツールとUIが似ており、リプレースしても多くの社員が迷わず使えると考えたこと、ホワイトボードの行動予定表と同じく誰もが閲覧したり書き込んだりできることも大きな理由です。加えて、比較した他のツールと比べて安価であり、カレンダーデータをOutlookやTeamsなどで利用可能な点も魅力的でした。

導入決定から本格運用開始までの期間は? また、導入時に悩んだ点、苦労した点があれば教えてください

組織カレンダーの採用を決定したのは2021年秋頃で、約半年の準備期間を経て2022年春から運用開始となりました。この準備期間には、会議室の予約方法や、他人が予約した会議が削除されてしまうといった問題に関する技術検証に時間を要しましたが、それ以外に苦労はほとんどありませんでした。約半年かかったのはGoogle WorkspaceからExchange Serverにカレンダーデータを含む膨大なデータを移動したためですが、その移動に伴うデータ修正作業についてもとくに苦労はなく、あとはカレンダーをより見やすくする工夫で若干の試行錯誤をした程度です。

組織カレンダーのアドオンの現在の運用状況を教えてください

全社共有のカレンダーツールとして、社員のスケジュール登録・確認や会議室予約に利用しています。社員にはこちらから使い方を指定しているわけではないので、ToDoリストとして活用する社員も多くいます。当社では社員数が年々増えており、今では子会社を含めて800人以上が組織カレンダーを日々便利に利用しています。

担当者として、組織カレンダーを導入してよかったと思う点を教えてください

M365と連携している点が強みと感じています。当社は人事異動や組織改廃が多く、それらが発生するとカレンダーツール上の情報更新も必要となりますが、組織カレンダーはPowerShellのコマンド操作により、大規模な人事異動等が発生した場合も少ない工数で迅速に対応することが可能なので、かなりの工数削減を実感しています。個人的には、情報を複数データベースに登録しなければならなかった従来と異なり、M365のExchange一つに登録すればよくなったので、対応工数は半分から3分の1で済んでいる感覚です。
ユーザー対応の点では、旧ツールとUIが似ているうえ、とにかくシンプルで迷いなく使えるため、問い合わせがないというのが運用担当部門としてはうれしい限りです。問い合わせについては導入直後こそ多少はありましたが、いまでは全くありません。

組織カレンダーの運用で気をつけていることは?

人事異動や組織改廃が多いことから、グループメールアドレスや共有メールボックスを追加すると組織カレンダー上にも不要なアドレスなどの情報が表示されてしまうため、毎月2回、不要な情報の非表示設定を定期的に実施しています。ただ先ほど話したようにPowerShellのコマンドを使って簡単に行えるので、作業を負担に感じることは正直ありません。総じて、運用コストはとても低いと実感しています。

今後、ネクストセットのアドオンで導入予定の機能や、欲しい機能を教えてください

現状では具体的な予定はないのですが、会議室やイベント予約時に空いている施設・時間帯・メンバーを自動判定する機能があればより便利になると考えています。また、会議室内に予定時刻終了が近づくとお知らせする案内モニターを設置しようという案が上がっており、その際はネクストセットのツールも検討対象になると考えています。ネクストセットには実に多彩なアドオンが用意されているので、興味は持っており、ニーズに合うものがあればぜひチェックしたいですね。

今後導入する企業へのアドバイスがあれば教えてください

業務目的を具体的・明確にすることが重要だと思います。業務効率化、セキュリティ強化といったはっきりした目的を持つことで、効果的なアドオンツールを選択することができます。リーズナブルな製品なので、目的を明確にすれば経営層に対しても説得力が生まれ、導入に向けて大きく踏み出せると思います。またユーザーにとって使いやすく、業務効率化にも有効なツールですので、カレンダーツールのリプレースを考えているならぜひ検討してください。

基本データ

• ●創業：2008年10月1日
• ●社員数：729名（2025年7月現在）
• ●所在地：〒104-0061 東京都中央区銀座4-12-15 歌舞伎座タワー10階
• ●導入アカウント数：1065ライセンス

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