申請承認ワークフローにネクストセットのアドオンツールを導入、業務を大幅効率化、さらにプラスのメリットも享受

「CREATE　−創造−」を企業理念とし、カーライフを支える多彩なクルマ用品だけでなく、ベビー用品、スノーボード関連用品など幅広い製品を企画・開発・製造するカーメイト。10数年前からDX化を進める中で、ネクストセットのアドオンツール「ワークフロー」と「安否確認」を導入。生成AIサービス「サテライトAI」と連携させ、申請業務や日常業務全体の利便性向上につなげている。

ネクストセットのMicrosoft 365アドオンツール（ワークフロー・安否確認）を導入したきっかけは?

今は社内のデジタル活用が進んでいますが、十数年前はまだまだアナログ的にこなす業務が多くを占めていました。まだシステムまわりが整備されておらず、例えば会議室を使う際も総務部門に内線電話をかけ、空いているか確認してから予約するといったように、いまでは考えられないアナログな時代でした。さすがにそろそろデジタルをより積極的に取り入れていこうという全社的な動きが始まり、その流れの中でグループウェアとしてMicrosoft 365を導入することになりました。

次にMicrosoft 365の中でワークフローを実現できないかと考え、検討を始めたのですが、当社の場合、部署によって承認ルートが変わるケースが多くありました。SharePointの標準機能では条件分岐を含む承認ルートの設定が難しく、細かな開発を加えなければ当社の運用に合わなかったため、やはり専用ツールに頼るのが望ましいとの結論に至りました。

導入決定から、本格運用開始までの期間は?

導入決定から半年ほどかけ、2014年に本格運用開始へと至りました。この半年の期間においては、基本的には各申請書類が新しくなるため、申請内容やフローの要件定義にそれなりの時間を要しました。また、旧システムでもともと使用していた申請書類を整理し、ワークフローに取り入れるものについては実装に向けた仕様決めを行いました。こうした移行への準備段階で一定の手間がかかったものの、それ以外に苦労したことはとくになく、採用決定から稼働まで全体的にスムーズに進んだと記憶しています。結果として本格運用開始から社員ユーザーもとくに手間取ることはなく、社内の日常業務に順調に定着していきました。

併せて、安否確認ツールも導入されました

ワークフローと並行して「ネクストセット・安否確認 for Microsoft 365」（以下、安否確認）を導入しました。2014年は東日本大震災からわずか数年という時期で、やはり災害などの際に社員の安否を確認できるツールの必要性を感じ導入することにしました。

現在の運用状況について教えてください

まずワークフローについては、現在、稟議書をはじめとする社内の各種申請書類はほぼすべてがワークフロー上で運用されています。導入当初からペーパーレス化を進めてきた結果、現在では100種類以上の申請書・ワークフローが日常業務の中で活用され、職位に関係なく会長・社長を含め全社員がこのプラットフォームを日々使って承認・申請を行っています。いまも新たな申請書の作成依頼をしばしば受けており、すっかり浸透している印象ですね。ワークフローはマスターデータを複数管理でき、ユーザーが項目を入力する際はプルダウンによる選択式入力や自動入力を活用できるので、入力ミス防止はもちろん申請者の負担軽減にもつながっています。

一方の安否確認は、総務部門が運用主体となってメールによる訓練を年に数回実施しており、災害など非常時の確認手段に確実に使えるツールとして社内に定着しています。SMS送信への対応や管理者向け機能が充実しており、大雨や津波などの警報レベルに応じた自動通知の設定が可能な点も便利。管理画面が見やすく、管理者はスマートフォンからでも送信状況を確認できるため、社外にいるときや在宅時にも運用しやすい点が重宝していると総務部門から聞いています。

ネクストセットのMicrosoft 365アドオンツールを導入してよかったと思ったことは?

ワークフローの運用はICT室が担っています。長年かけて紙による申請書をデジタル化し、ワークフローを実装してきたうえ、社員から新たな申請書の依頼や使い方に関する問い合わせもあるため、ICT室としては運用負荷がどうしても上がってしまいます。ただ、全社的に見ると大きな効率化につながっており、しかも10年以上をかけて着実に定着してきたことから、導入のメリットは大きかったと評価しています。

社員からの評価・評判はいかがでしょうか

多くの社員が便利に利用していると感じています。当社はBYODを活用しており、スマートフォンから申請や承認を行える点については特に利便性が高いとの声が多く、好評です。ただ当社の運用方針に沿い、十分な確認を行わない“うっかり承認”を防止する目的で一括承認機能はあえて無効化しています。一括承認を利用したいという要望が寄せられることもありますが、承認品質を重視し、ミスを防ぐ運用として理解を得ています。そのほか、ワークフローは機能が多く柔軟性が高い分、社員から新たな要望も多くもらうのですが、要望をすべて形にしてしまうと使われない申請書が増えたり、仕組みが複雑化して運用負荷がさらに上がるおそれもあるので、申請書作成依頼については業務背景や利用頻度、全社的な必要性をしっかり確認し、費用対効果を意識した運用を心がけています。

ワークフローは、社員提案のプラットフォームとしても活用されているそうですね

ワークフローという名称から、やはり一般的には申請書や稟議書で使われるものだとは思いますが、当社は「CREATE」という企業理念のもとで社員のアイデアを大事にする企業文化があり、製品・サービスの新たなアイデアや改善案も提案という形でワークフローに乗せています。それが各セクションの責任者や担当者の目に留まり、実際に採用されるケースも生まれています。単純な申請・承認のプラットフォームとしてだけでなく、アイデアの発案を加速させ、ユニークな活用につなげる工夫も取り入れているのが、当社の風土に即した使い方といえるかもしれませんね。

このアイデア提案については、開発担当役員からも評価するコメントが出ています。まず、ワークフロー化したことで提案が出しやすくなりました。加えて提案を採点・審査する立場からも、各カテゴリー責任者の採点内容や評価コメントを確認できるため、そのアイデアをどの部門で推進できるかといった振り分けがしやすくなったとの意見が出ているそうです。

ワークフローの活用法としてはもう一点、ワークフローのクラウド上のデータを社内サーバーに落とし、データベースから過去の申請内容を調べるという使い方もしています。過去のデータを必要とする部門にありがたがられています。これも導入前から魅力に感じていた部分で、実際にうまく活用できています。

基本データ

• ●設立：1966年6月
• ●社員数：349名(2025年9月30日現在)
• ●所在地：東京都豊島区長崎五丁目33番11号
• ●導入アカウント数：419アカウント

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