ネクストセットのワークフロー、シングルサインオン、Myポータルを導入し、業務効率化を実現

キャッシュレス社会の進展を支える決済インフラとして各種サービスを提供する総合クレジットカード会社、ユーシーカード。旧ワークフローの属人化という課題を解消するため、2019年に新たなソリューションを検討。Microsoft 365の導入と併せ、ワークフローツールとして利用できるネクストセットのアドオンツール「ネクストセット・ドキュメント管理 for Microsoft 365」を選定。シングルサインオン、Myポータルなどのアドオンツールも採用し、業務効率化を実現している。

ネクストセットのMicrosoft 365アドオンツールを導入するきっかけは？

従来、社内のメールやワークフロー、社内ポータルを、既存のグループウェア基盤上で構築・運用していました。しかしこの環境は、扱うために専門的な知識や技術が求められるうえ、ワークフロー帳票のメンテナンスについても、特定のスキルや経験を持つ技術者でなければ対応できない状況で属人化しており、将来的な体制維持が懸念されていました。
端的に言えば、“限られた人しか扱えない”システム。当社ではワークフローの構築担当者が在籍していましたが、仮にその担当者が退職した場合、運用を継続できるのかという人材面の不安がありました。加えて、運用コストの高さも課題となっていました。

転機となったのは？

ワークフローの属人化という課題は、2016年頃からITシステム部門内で繰り返し議論に上がっており、「そろそろ既存のグループウェア基盤を刷新すべきではないか」という声は年々強まっていました。転機となったのが2019年です。オンプレミスで稼働していたサーバーのOSサポート期限が迫り、更改の必要性が顕在化したのです。システム更改のタイミングで、既存環境をどうするかを改めて検討しました。関連スキルを持つ技術者がいなくなる前に手を打つ必要があると考え、ようやく本格的に動き出しました。
また同時期には、それまで別会社として運営されていたシステム部門が本社へ統合されることが決まり、新体制の始動に合わせてワークフローのあり方自体を見直す機運も高まっていました。こうした組織再編も、既存環境からの脱却を本格的に検討する大きな契機となりました。

現在の運用状況について教えてください

導入から6年弱が経過した今、ドキュメント管理のワークフローとシングルサインオン、Myポータルの3つのアドオンを主に使用しています。
まず、それまで従来環境で構築されていたものも、紙で残っていたものも、現在はすべてドキュメント管理のワークフローに一本化。各種申請・承認業務が電子化されています。社内ではもう紙による申請はほぼゼロで、ドキュメント管理は当社の稟議・決裁の仕組みを支える上で欠かせない存在になっています。ユーザー部門からも業務効率化につながったと評価されています。
シングルサインオンは、当初M365との連携でしか使っていなかったですが、今は人事システムやメール・Webのセキュリティ、ファイルサーバーなど他の社内サービスやアプリケーションとの連携にも活用しています。あらゆるところでシングルサインオンを使っているので、こちらも当社にはなくてはならないツールですね。実際、利用者のログイン負荷軽減につながっています。
Myポータルについては流れる文字機能を活用し、社内向けのお知らせやシステム障害、メンテナンス情報などをプッシュ型で発信しており、非常に重宝しています。毎月、人事や総務などの部門から社員向けメッセージ配信の依頼が寄せられるほか、社内アンケートの告知にも活用しており、迅速な情報周知と対応、さらには社内コミュニケーションの活性化にも寄与しています。
最近では食堂のメニューをMyポータルで流し、社員に喜ばれています。業務状況によってメールの確認にタイムラグが生じる場合でも、Myポータルで文字が流れていると目に留まるので、その点でも良かったと思います。このほか、社外向けアンケートにもネクストセットの機能が使われています。特定期間だけアンケートを実施したいといったとき、都度外部に発注して構築するコストと時間をかけず、社内で手軽に内製できる点はありがたいですね。紙のコスト削減やガバナンス強化にもつながっています。

担当者として、ネクストセットのMicrosoft 365アドオンツールを導入してよかったと思ったことは?業務に変化はありましたか？

ワークフローは各部門からの依頼に加え、法改正への対応などで帳票の見直しが発生するため、現在でも月に1回程度は修正や新規作成の依頼に対応しています。ドキュメント管理機能は手軽に活用できますし、ひな型を整備して紙帳票の電子化を進めたことで、現場の運用負荷も軽減できました。 シングルサインオンについては、リアルタイムの情報連携を手軽に行うことができ、運用の面でとても助かっています。
社員からの問い合わせが減ったこともメリットと感じています。ネクストセットのアドオンはGUIベースで直感的に操作でき、全社に受け入れられやすい使い勝手だと感じています。社内向けにマニュアルや手順書、FAQを整備・公開したところ、多くの社員が自己解決できるようになり、ヘルプデスクへの問い合わせは大幅に減少しました。この点からも、業務効率の向上に寄与していると評価しています。

導入後の運用面で、何か気を付けている点があれば教えて下さい。

運用面ではワークフローデータの管理方法に気を付けています。データ量が増えると検索速度に影響が出るため、年度ごとにアプリケーションIDを分けて管理しており、この作業は年度初めの必須作業として対応しています。

今後、導入する企業へのアドバイスがあれば教えて下さい。

導入当初は戸惑うことも多いものですが、サポート体制が手厚く、細かな点まで丁寧にフォローしていただけます。そうした支援を積極的に活用していただければと思います。 また、多様な機能が用意されているうえ、お試し期間も設けられています。まずは一通り実際に使ってみることで、自社の業務に適したアドオンを見極めやすくなりますし、活用次第で業務効率化につながる機能が見つかるでしょう。 ワークフローを切り替える際には、従来の書式をそのまま再現するのではなく、可能な限り整理・簡素化していくことが重要だと思います。そうした見直しについても手厚いサポートが受けられるので、相談しながら完成度を高めていくことをおすすめします。

基本データ

• ●設立：1969年6月23日
• ●社員数：756人（2026年4月1日時点）
• ●所在地：東京都港区台場2ｰ3ｰ2　台場フロンティアビル
• ●導入アカウント数：1,005アカウント

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