自社の組織文化に寄り添うアドオンツールでグループ全体の業務効率化とガバナンス強化を実現

農薬の製造・販売をコア事業として、化学品、医薬動物薬などにも事業を展開している、日本農薬。旧グループウェアからMicrosoft 365への移行にあたり、日本特有の「組織単位の働き方」に寄り添う「組織アドレス帳」や「組織カレンダー」などネクストセットのアドオンツールを導入。その後も、ワークフローやEラーニングといった幅広い業務領域のアドオンツールへと導入を拡大。グループ全体の業務効率化とガバナンス強化を実現している。

貴社の概要・特長について教えてください。

農薬・医薬品を中心に製造する研究開発型企業です。水稲用ウンカ剤ベンズピリモキサン・園芸用殺虫剤フルベンジアミド・稲作用殺菌剤イソプロチオランを中心に販売されており、地域に密着した農薬・作物保護資材の使用技術の普及に努めています。1928年創業と歴史は長く、まもなく100周年を迎えます。「安全で安定的な食と豊かな暮らしを守る」「サステナブルな社会の実現に貢献する」「新たな価値創造に挑戦し、ステークホルダーの期待に応える」といった理念を掲げ、国内5社に加え、米国・英国・ブラジル・インド・中国・台湾などグローバルに事業を展開しています。

こうした課題の解決策を模索する中、ネクストセットのWebサイトを見て、日本企業特有の組織構造に適したアドオンが存在することを知りました。組織階層に基づいた分かりやすい設計で、グループを選択すれば所属社員が即座に表示されます。当社は歴史が長く、幅広い世代の社員が在籍しているため、この仕組みであればM365への移行もスムーズに受け入れられると考えました。
加えて社内通知機能についてもネクストセットのアドオンでは、タイムライン形式で新着情報にアクセスでき、未読・既読の判別も容易で、従来のグループウェアに慣れた社員でも直感的に利用できるUIを実現していました。こうした操作性に加え、コストパフォーマンスの面も評価し、M365と同時にネクストセットのアドオンを導入する方針を決定しました。

ご利用いただいているネクストセットのMicrosoft 365アドオンツールの概要、現在の運用状況は。

「ネクストセット・組織アドレス帳 for Microsoft 365」（以下、組織アドレス帳）、「ネクストセット・組織カレンダー for Microsoft 365」（以下、組織カレンダー）、「ネクストセット・ドキュメント管理 for Microsoft 365」（以下、ドキュメント管理）の3つのアドオンを導入しました。
組織アドレス帳および組織カレンダーは、組織・グループの一覧表示やツリー階層表示に対応しており、社員検索やスケジュール確認を直感的に行える点が特長です。一方、ドキュメント管理は、その名の通りM365に文書管理機能を付加するアドオンで、通知機能も備えており、これを社内のお知らせ用途として活用することにしました。

導入決定から、本格運用開始までの期間は? また、導入時に悩んだ点、苦労した点があれば教えて下さい。

導入を決定したのは2015年前半です。約3カ月の準備期間を経て、同年8月頃にはM365と同時に運用を開始しました。準備プロセスでは大きな負担はありませんでした。アカウント情報はM365から同期されますし、ネクストセットの設定画面も非常に分かりやすく、マニュアルを参照することで問題なく設定できました。そのため、環境構築は比較的スムーズでした。自社独自の組織表示や並び順を実現するため、部門配下に職制順で社員が連なるような階層設計には多少の試行錯誤が必要でしたが、ネクストセットのサポートを受けながら、3カ月という短期間で使いやすいUIを整備することができました。サポートは非常に丁寧で、ユーザーに寄り添った対応だったと記憶しています。
また、運用開始時についてもトラブルはなく、極めてスムーズに立ち上がり、社員にも自然に受け入れられました。
その後、2016年に「ネクストセット・ワークフロー for Microsoft 365」（以下、ワークフロー）を追加導入。さらに2025年には「ネクストセット・Eラーニング for Microsoft 365」（以下、Eラーニング）も採用し、活用領域を広げています。
ワークフローの導入には、当時利用していた別システムの急な提供終了が背景にありました。数カ月以内に代替環境を構築する必要があったのです。稟議などを担う重要なシステムであるため、停止期間を設けるわけにはいかず、急いで代替手段を検討しました。当初は専用のワークフロー製品も候補に挙げましたが、ネクストセットにもワークフローアドオンがあることが分かりました。検討の結果、機能面でも遜色がなく、設定のしやすさも評価できたため、導入を決定しました。
導入作業はすべて内製で行われ、設定から文書整備までを含めても、わずか1〜2カ月で本格稼働にこぎつけることができました。外部ベンダーに依頼していた場合、この短期間での立ち上げは難しかったはずです。リードタイムの短さは大きなメリットでした。

担当者として、ネクストセットのMicrosoft 365アドオンツールを導入してよかったと思ったことは?業務に変化はありましたか？

多様なアドオンが用意されており、自社の課題に応じた機能を選択できる点、そして導入の容易さと立ち上げまでのスピードの早さが大きな価値です。当社では国内グループ会社全体で同一のM365テナントを利用していますが、組織アドレス帳や組織カレンダーによって全社の組織階層を可視化でき、顔写真とともにスケジュールを把握できるようになりました。これにより、グループ全体の一体感醸成にも寄与していると感じています。また、組織階層から人や連絡先を探せるため、新入社員や中途入社者の早期定着にもつながっているのではないでしょうか。
スケジュールの可視化による業務効率化の効果も大きいです。以前は、参加者全員に電話などで予定を確認したうえで会議日程を調整する必要がありましたが、現在は空き時間を確認して会議を設定し、必要に応じて後から調整するスタイルへと変わりました。調整業務は大幅に効率化されています。
加えて、社内メール送信時には組織アドレス帳から宛先を選択する運用ルールにすることで、誤送信防止にもつながり、ガバナンス面にも寄与しています。
また、ドキュメント管理のお知らせ機能についても、時系列での情報把握に加え、カテゴリーごとのバックナンバー閲覧が可能で全社への情報伝達の確実性向上に寄与しています。

導入後の運用面で、何か気を付けている点は。

アドオンの運用について苦労は特にありません。操作性がシンプルで分かりやすいため、利用方法に関する問い合わせは非常に少なく、運用部門としても助かっています。運用面では、組織階層や表示情報を最新の状態に保つことが重要です。更新が滞るとユーザーの利用意欲にも影響するため、国内グループ会社も含めた人事異動の情報を常に把握し、反映するようにしていますが、こうした情報更新においても大きな負担はありません。ユーザー情報や組織情報の変更は、基本的にM365のユーザー情報やActive 　　Directory（AD）と連携しているため、作業自体に大きな手間はかかりません。また、ネクストセットの管理画面はITに詳しくない社員でも簡単な説明で操作できるため、メンテナンス性の高さも実感しています。実際にワークフローは各グループ会社側で文書の作成・管理が行えており、現場レベルでも扱いやすいシステムだと感じています。加えて導入後のサポートも手厚く助かりました。

今後、導入する企業へのアドバイスがあれば教えて下さい。

高度な専門知識がなくても短期間で運用に乗せられる点、使いやすさに加えて機能の充実度、そしてコスト面での優位性などを踏まえると、ネクストセットは十分に検討に値するソリューションだと考えています。サポートも手厚く、課題に対して親身に対応してくれるため、相談しながら自社に適した形に仕上げていくことができるのではないでしょうか。

基本データ

• ●設立：1928年（昭和3年）
• ●社員数：単体520名
• ●所在地：東京都中央区京橋1-19-8（京橋OMビル）
• ●導入アカウント数：550アカウント

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