組織階層からメールの宛先選択やスケジュール確認が可能なアドオンツールの導入で、「業務効率の向上」、「情報共有の向上」、「働き方改革」を実現

発泡スチロール分野のリーディングカンパニー、積水化成品工業。Microsoft 365への移行に際し、組織階層からメールの宛先選択やスケジュール・会議室予約の確認ができるアドオンツールとしてネクストセットの「組織アドレス帳」と「組織カレンダー」を導入。「業務効率の向上」、「情報共有の向上」、「働き方改革」を実現している。

ネクストセットのMicrosoft 365アドオンツールを導入したきっかけは?

2010年代半ばにMicrosoft 365（以下、M365）への移行を検討・実施する過程で、いくつかの課題が浮上しました。以前のメールシステムでは、メール送信時の宛先を組織階層から選択できました。例えば人事部のグループ長宛てにメールを送りたい場合でも階層をたどることで指定でき、またグループ会社の特定組織に所属する社員全員を対象に一斉送信することも容易でした。ところがM365のOutlookへ移行すると、こうした機能が標準では提供されていないことがわかりました。それまで当たり前に使えていた機能が失われるとなれば、社員の反発も想定されるため、当時の担当者が対応策の検討を進めていたと聞いています。
加えて、メール以外の領域でも課題が見えてきました。スケジュール管理や会議室・設備の予約状況の把握についても、従来は組織階層を起点にスムーズに確認できていましたが、M365の標準機能では同様の使い勝手を再現しづらいことが判明しました。その結果、拠点を跨いだスケジュール調整に時間を要する可能性がある点が懸念されました。
さらに、組織変更時における連絡先情報の更新負荷が増大するという課題も浮上しました。こうした状況を踏まえ、担当者が解決策を模索する中で、代理店からの紹介をきっかけにネクストセットのM365アドオンツールの存在を認識したようです。

導入決定から、本格運用開始までの期間は? また、導入時に悩んだ点、苦労した点があれば教えて下さい。

「ネクストセット・組織アドレス帳 for Microsoft 365」（以下、組織アドレス帳）と「ネクストセット・組織カレンダー for Microsoft 365」（以下、組織カレンダー）の2つのアドオンツールに着目。自社のニーズに適合することから導入を決定し、検証開始から本番運用までは約2〜3カ月と短期間でスムーズに移行できました。
移行にあたっては、従来システムの操作感に近づけるため、公開範囲や表示項目の設計（どのユーザーを非表示にするかなど）に一定の調整が必要となったものの、それ以外に大きな障壁はありませんでした。結果として、M365への切り替えと同時に本番稼働を開始し、国内グループ会社を含めた全社展開を実現しています。
全社展開の際には、M365自体が新たな基盤となることも踏まえ、ネクストセットのアドオンと合わせて利用マニュアルを整備し、社内ポータルや掲示板を通じて周知を図りました。一定の工数は要したものの、特筆すべき混乱もなく移行を完了できたと聞いています。社員からの大きな不満も出なかったようです。

担当者として、ネクストセットのMicrosoft 365アドオンツールを導入してよかったと思ったことは?業務に変化はありましたか？

組織アドレス帳と組織カレンダーの導入による効果としては「業務効率の向上」「情報共有の向上」「働き方改革への寄与」の3点が挙げられます。業務効率の面では、特にメール送信時の宛先検索にかかる時間が大きく削減されました。組織ツリーから直感的に宛先を選択できるため、スムーズにメール送信が行えます。また、会議設定時のスケジュール調整も、組織階層をベースに進めることで、短時間で完結するようになりました。情報共有の面では、組織情報を情報システム部が一元管理しているため、信頼できるデータとして活用されています。普段接点のない部署の社員に対しても、宛先を誤ることなくメールを送信しやすくなりました。さらに、社員同士の可視性が高まったことも、情報共有の円滑化につながっています。
加えて、働き方改革の観点でも効果が表れています。M365とネクストセットのアドオンはいずれもクラウドサービスで、リモートワークやモバイル環境からでも必要な情報に容易にアクセスできます。日常業務における“ちょっとした手間”が積み重なって削減され、業務全体の利便性向上につながっています。
社員からは「他部署の社員を探しやすくなった」「スケジュール調整が簡単になった」「スマートフォンでも使いやすい」といった声が寄せられており、直感的に操作できるため、多くの社員がマニュアルなしで活用できています。
導入規模としては、ネクストセットのアカウント数は約2100です。国内グループ会社も含め業務上必要な社員のほぼすべてが活用しています。営業部門や管理職など数百人にはスマートフォンを貸与しており、MDM（モバイルデバイス管理）ツールを用いて、あらかじめアドオンのアイコンを配置した状態で提供しています。

導入後の運用面で、何か気を付けている点があれば教えて下さい。

運用面については、組織情報の正確性と鮮度の維持を最重要ポイントとしています。人事異動に合わせた定期的な情報更新に加え、権限設定や公開範囲の管理、退職者情報の整理などを着実に実施しています。それ以外の運用で大きな課題はなく、万一トラブルが発生した場合でも、ネクストセットのサポートに問い合わせれば迅速に対応してもらえています。現時点で困っていることは特にありません。

今後、導入する企業へのアドバイスがあれば教えて下さい。

当社では、メール送信時の宛先選択や社員のスケジュール確認、会議室など設備の予約状況の把握といった場面で、組織図形式で情報を可視化する使い方を主軸に据えていました。そのため導入前には、組織データを整理し、信頼性の高い情報をわかりやすく表示できる状態に整備することを最優先で進めました。同様の活用を想定している場合は、やはり事前の組織データ整理が重要になると思います。そのうえで、どの業務シーンで活用するのかを明確にしておくこと、社内展開時には丁寧な周知を行うことも欠かせません。ツール単体の導入にとどめるのではなく、運用設計まで含めて検討することが、成功のポイントになるのではないでしょうか。

基本データ

• ●設立：1959年10月1日
• ●社員数：約2,106名（連結）
• ●所在地：大阪府大阪市北区西天満2丁目4番4号
• ●導入アカウント数：約2,100アカウント

<<一覧に戻る