アドオンツールの導入で稟議・回覧業務フローをデジタル化、関連会社とともに業務効率化とペーパーレス化を実現

中部地方の社会インフラを支え、2026年3月に設立100周年を迎えた総合物流企業の東陽倉庫。日常業務システムの刷新に伴うMicrosoft 365の導入を機に、従来の紙と印鑑による煩雑な稟議・回覧業務の電子化を決断。ネクストセットの「ワークフロー for Microsoft 365」を採用したことで、かつて1週間前後を要していた拠点間の決裁を1〜2日へと大幅に短縮し、書類の管理・検索性も向上させた。現在は外部に頼らず自社で柔軟に運用管理を行うとともに、2024年には関連会社へも横展開。業務効率化とペーパーレス化を実現している。

貴社の概要・特長について教えてください。

2026年3月に設立100周年の節目を迎えました。名古屋の地で物流倉庫を築き、創業から数えると130年以上の歴史を有し、次の100年に向けた新たなスタートを切っています。日用品や食品などの消費財から原材料や工業製品まで幅広く扱う国内・国際物流の倉庫業を中核に、保有する資産を活用した不動産事業も展開。中部地方の社会インフラを支える存在となっています。物流拠点は愛知県内だけでなく関東・関西へと全国に広がり、さらに中国、米国、タイなど海外にも展開しています。

導入決定から、本格運用開始までの期間は? また、導入時に悩んだ点、苦労した点があれば教えて下さい。

導入はスムーズに決定し、2019年4月の本稼働に向けて2018年12月にプロジェクトをキックオフ。構築・テスト・検証を経て、2019年春に本稼働へと移行しました。ネクストセット・ワークフローの導入において、特に大きなトラブルなく構築できたと聞いています。本稼働前の約2カ月をテスト期間に当てました。承認ルートの修正やアドオン導入に関する社内周知を行うなど、やや苦労もあったようです。
承認ルートの構築では、ネクストセット・ワークフローに決裁者を登録しつつ、稟議フローが適切に機能するかどうかの検証に時間を要したようです。実際に試用した結果、レイアウトについてはより扱いやすいよう見直しを行ったと聞いています。
一方、社内周知は、当時の担当者が各拠点に足を運び、説明会を実施しました。それまで紙で行っていた業務を、新たに導入したネクストセット・ワークフローに移行するため、説明会で操作方法を詳しく解説するとともに、質疑応答の時間も設けました。また、電子化によって外出先からでも承認が可能になるといったメリットも紹介していました。当時、私はユーザーの立場でしたが、説明を聞き、稟議プロセスが大きく変わり利便性も高まるだろうと感じたことを覚えています。質疑応答でも、社員から大きな異論が出た記憶はありません。
全部署への周知は、テスト期間を含め約1年を要しましたが、その後、社内で“当たり前の存在”として定着しています。

現在の運用状況は。

ユーザーの利便性が向上した一方で、運用を担う総務部では、社員の異動に伴う設定変更や、不具合発生時の対応などが必要になります。ただ、こうした対応についてはシステム会社に都度依頼するのではなく、担当者自らがツールの知識を習得し、対応を行っています。運用において、導入当初こそ操作に不慣れな点もあったようですが、ベースとなるシステムが完成していることもあり、設定作業にもほどなく対応できるようになったと聞いています。私が担当になってからも、承認ルートの修正や人事異動に伴うフローを見直し、現在の形へと整えてきました。

担当者として、ネクストセットのMicrosoft 365アドオンツールを導入してよかったと思ったことは?業務に変化はありましたか？

ネクストセット・ワークフローは稟議プロセスに“当たり前の存在”として浸透しています。紙による運用と比べて大幅にスピードアップし、その効果が定着しています。紙の稟議書による作成・回覧からネクストセット・ワークフローへ移行したことで、さまざまなメリットが生まれています。過去の稟議書をすべてPDF化して保存できる点や、データを容易に再利用できる点、履歴が残る点など、電子化のメリットは大きいと感じています。実際、稟議プロセスにおける利便性とスピード、書類の管理・検索は大きく改善され、業務効率の向上につながっています。
かつては1週間前後を要していた拠点間の決裁も、現在では1〜2日で進むようになっています。

導入後の運用面で、何か気を付けている点は。

東陽倉庫、東陽物流の両社ともに、運用管理において大きな問題は発生していません。ただ、管理者が画面設定を行う際に申請者側の状態を把握しづらい点や、同一人物が複数の決裁権限（部長と本部長など）を兼務する場合に承認を一度で完了させる設定が難しい点、データ保存期間に制限がある点など、仕様上留意すべき点もあります。それらを踏まえても、運用自体は大きな負担なく行えています。改良を重ねることで使いやすさが向上していく点や、その見直しを比較的容易に行える点も、本ソリューションの利点だと感じています。
一方、利便性の向上がもたらした新たな課題があります。ネクストセット・ワークフローによって手続きが容易になり、社内の情報共有・回覧として利用されてしまう場面も見られます。今後は運用ルールをより整備していく必要があると考えています。利便性向上の副次的な影響とも言えますが、それだけ稟議プロセスがスムーズに機能している証でもあり、ある意味で“贅沢な悩み”でもあります。

今後、導入する企業へのアドバイスがあれば教えて下さい。

ネクストセットには、“こうしたい”という要望に応じたアドオンが豊富に用意されています。まずは費用対効果を踏まえて検証し、紙中心の業務からの脱却や業務改善といった目的を明確にできている企業にとっては、有効な選択肢になると思います。マニュアルも整備されており、ITにそれほど詳しくない担当者でも運用しやすい点も特長です。関心があれば、一度検討してみることをお勧めします。

基本データ

• ●設立：1926年3月13日
• ●社員数：グループ全体　721名（2026.3.31現在）
• ●所在地：名古屋市中村区名駅南2-6-17
• ●導入アカウント数：420アカウント

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