意思決定の迅速化と検索性の確保を図るため、紙ベースのワークフローを刷新―組織カレンダーや組織アドレス帳などのアドオンツールも追加導入し、業務効率を大幅に改善

大手企業や有名ブランドから街の飲食店・小売店まで、幅広い顧客に紙パッケージや段ボールケースを製造・提供している共進ペイパー&パッケージ。意思決定の迅速化と検索性の確保を図るため、紙ベースのワークフローを刷新。組織カレンダー、組織アドレス帳のほか、業務データベースなどのアドオンツールも段階的に追加導入し、業務効率の改善につなげている。

貴社の概要・特長について。

紙の卸売業を祖業とし、現在はさまざまな業界の大手企業や有名ブランドから街の飲食店・小売店まで、幅広い顧客に向けて印刷紙器、POP、紙袋などの紙パッケージや段ボールケースを製造・提供しています。近年は小ロットからオンラインで注文できる紙製品にも柔軟に対応。脱プラスチックの流れを受けて高まる需要を背景に、M&Aも積極的に展開しながらグループを拡大しています。

加えて、業務基盤の刷新を求める別の課題もありました。当時はメールソフトが統一されておらず、部署ごとだけでなく個人単位で異なるソフトを利用していたほか、Microsoft Officeも利用者によってバージョンが異なっていました。Officeのバージョン違いによって、Excelファイルを開いた際にレイアウトが崩れたり、正しく表示されなかったりすることがよくありました。また、メールについても利用ソフトが統一されていなかったため、セキュリティやガバナンスの面で課題を抱えていました。

ソリューションの選定、導入決定から、本格運用開始までの期間は? また、導入時に苦労した点は？

新たなソリューションの選定にあたり、当時副社長で現・代表取締役社長の鍛治川和広氏から、「目先の用途だけでなく、将来を見据えたグランドデザインを描いたうえで検討してほしい」と要望されたことを受け、旧グループウェアの代替にとどまらず、業務基盤全体の刷新を視野に入れて検討しました。

その結果、2021年4月にMicrosoft 365（以下、M365）およびネクストセットのM365アドオンツールの導入を決定。書類フローのデジタル化やメール環境の統一、Microsoft Officeのバージョン差異の解消など、個別最適ではなく全体最適を目指した取り組みとなりました。複数の製品を比較検討する中で、ネクストセットはM365とのシングルサインオンに対応しているほか、M365の各種ツールだけでなく、営業部門で利用していたCRM・SFAツールとも連携可能でした。また、モバイル環境や在宅勤務時など、社外からも容易に利用できる点を評価し、採用を決めました。
導入決定後は約1年をかけて、「ネクストセット・組織ワークフロー for Microsoft 365」（以下、ネクストセット・ワークフロー）と「ネクストセット・組織ドキュメント管理 for Microsoft 365」（以下、組織ドキュメント管理）の活用方法を検討。帳票類のワークフロー設計や構築を進めました。導入時はまず4種類の帳票からスタートすることにし、書類ごとの閲覧権限設定をはじめ、運用開始に向けた準備を丁寧に進めました。また、新しい業務フローについて従業員に理解してもらうため、周知や啓発にも十分な時間をかけ2022年5月、ネクストセット・ワークフローと組織ドキュメント管理を活用した書類回付・承認フローの運用を開始しました。
稟議書や報告書は、申請者以外が決裁後に閲覧したり、人事異動や担当変更に伴って参照したりするケースがあります。そのため、検索性も考慮して組織ドキュメント管理で運用するよう設計しました。一方、組織ワークフローは、後から参照する必要がなく、一度の処理で完結する申請書類を中心に利用しています。

従業員数は約300人でこのうち生産現場の現業職などを除く約3分の2の社員にネクストセットのアカウントを付与しています。運用開始にあたっては前述の通り時間をかけて周知と理解浸透を進めたこともあり、導入は比較的スムーズでした。
導入当初は使い方に関する問い合わせもありましたが、大きな混乱はありませんでした。運用担当の立場としても特に困ることはなく、その後の帳票追加や設定変更なども問題なく行えています。

担当者として、ネクストセットのMicrosoft 365アドオンツールを導入してよかったと思ったことは?業務に変化はありましたか？

従来、紙で回覧・保管していた書類関連業務が大幅に効率化できました。以前は紙書類に関わる作業のために人手を割く必要がありましたが、組織ドキュメント管理と組織ワークフローの導入によってそうした業務がなくなり、生産性が向上しました。PCがインターネットに接続されていれば場所を問わず承認できるため、意思決定や情報伝達のスピードも大きく改善しています。また、以前は郵送を伴う書類の回送に早くても1〜2日かかっていましたが、現在は承認者がPCを利用できる環境であれば1〜2時間程度で完了します。書類についても、紙での出力を前提に作成する必要がなくなり、利便性は目に見えて向上しました。
運用管理面でもワークフローは文言などを簡単に修正・変更できるため、運用負荷はほとんどありません。また、AD（Active Directory）サーバーと連携しているため、ADサーバー側でユーザー登録を行えばネクストセットにも反映されます。運用管理者としては二重登録の手間がなく、管理工数を削減できる点を高く評価しています。
利用者である社員からも、申請・承認のスピード向上や書類検索の容易さ、自宅をはじめとする社外環境から利用できる利便性などが好評です。

導入後の運用面で、何か気を付けている点は？

運用面で特に困っていることはありませんが、運用上の工夫として、メールで受け付けていた依頼を可能な限りフォーム化し、ワークフローへ移行しています。また、申請時に必要な入力項目をあらかじめ用意することで、確認や差し戻しのやり取りを減らすよう努めています。

今後、導入する企業へのアドバイスをお願いします。

当社は最初からすべての機能を利用するのではなく、まずは必要な機能から導入し、段階的に活用範囲を広げていきました。その結果、利用者も管理部門も無理なく運用に慣れることができました。これから導入する企業も、スモールスタートで着実に活用範囲を広げていく方法がおすすめです。

基本データ

• ●設立：1961年9月8日（創業：1948年7月1日）
• ●社員数：296名
• ●所在地：兵庫県神戸市中央区元町通6-1-6　共進ビル
• ●導入アカウント数：216アカウント

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