ネクストセットの組織カレンダーで従業員のスケジュールと会議室・備品予約を一元管理し、日常業務の円滑化を実現

海洋・沿岸域を中心に、測量や環境調査などを行う環境総合コンサルタント企業の三洋テクノマリン。SharePoint Onlineへの移行に際し、組織単位での予定表管理や会議室・備品予約など、自社の運用要件に対応していることを評価し、「ネクストセット・組織カレンダー for Microsoft 365」を選定。従業員のスケジュールと会議室・備品予約を一元管理し、日常業務の円滑化を推進している。

貴社の概要・特長について教えてください。

1959年に創業した環境総合コンサルタント企業です。海洋・沿岸域を中心に、測量や環境調査などのコンサルティングを手掛けています。長年培ってきた海洋技術と豊富な専門人材を強みに、港湾・海岸整備や水産振興に加え、近年は洋上風力発電をはじめとする再生可能エネルギー事業、環境DNA分析・マイクロプラスチック分析などの先端技術を活用した生物多様性評価、海洋環境保全、ブルーカーボン創出にも注力。脱炭素社会と自然共生社会の実現に向けた取り組みを進めています。

ツール選定に際しては、M365のOutlookが備える標準カレンダー機能を利用する案もありました。しかし、Outlookの機能では、従業員それぞれが表示させたいカレンダーを自ら登録する必要があり、一方、ネクストセットの組織カレンダーは組織のカレンダー作成や配布を管理側で一括して行える部分で高く評価しました。さらに、コロナ禍以降、在宅勤務も広がる中で、組織カレンダーは社内・リモートを問わずグループを管理しやすい点がとても便利に感じました。
7月末に導入を正式決定し、8月に旧環境からの移行作業を開始。9月は旧環境と組織カレンダーによる新環境を並行稼働させながら従業員の習熟期間とし、9月末に旧環境を停止して、組織カレンダーによる本格運用へ切り替えました。

導入時に苦労した点は？

導入時は、旧環境に登録された既存の予定や会議室・設備予約データの移行に苦労しました。旧環境には1、2年先までの将来の予定や設備予約も登録されていました。そこで、まずOutlookに従業員個人の予定データを一斉登録するマクロをVBA（Visual Basic for Applications）で作成し、Outlookと同期される組織カレンダーの仕様を活用して反映させました。また、会議室・設備の予約データについてもVBAのマクロを利用し、登録済みの将来の予約データに加えて過去2年分のデータを組織カレンダーへ移行しました。Outlookと双方向に同期できる組織カレンダーの特徴を活かせたことは、移行を円滑に進めるうえで非常に有効でした。
旧グループウェア環境に登録されていたデータを無事に組織カレンダーへ移行。並行稼働期間には説明会を開催するなど、従業員の習熟を促しましたが、運用定着に大きな苦労はありませんでした。並行稼働中は、従来の予定表と新しい組織カレンダーの予定表で「どちらを参照すべき？」という反応も一部ありました。ただ、今後は組織カレンダーを使うよう案内すると、とくに混乱もなくスムーズに定着していきました。

現在の運用状況は？業務に変化はありましたか？

2022年の導入から4年経ちましたが、現在も組織カレンダーは従業員の予定管理や会議室・設備予約を通じて日常業務を支えています。部署ごとにグループを作成して一覧表示しているほか、プロジェクトごとなど部署を超えたメンバーを登録して表示する機能も積極的に使われています。いずれも社員のスケジュールを一目で確認できるため、会議の設定を効率的に行えます。天候などの影響で測量・調査の日程に変更が生じた際も、予定が空いているメンバーを手軽に把握して調整できるようになりました。Teamsを用いたWeb会議の予定作成もチェックボックス一つで行えるので、招集がとても簡単です。
また、会議室や社用車、カメラといった備品の空き状況を確認し、重複を避けて予約する使い方も浸透しています。さらに、創立記念日など全社共通のイベントを、管理側で予定表へ一括登録できる機能も活用しています。
各部署にメンバー登録を任せると、担当者の負担や登録の遅れが生じる可能性があります。組織カレンダーは管理側で一括して管理・登録できるので、運用負担を軽減できました。また、従業員の日常のスケジュールと設備利用の管理を一元的に行えるようになった点もメリットですね。
他の社員の空き時間を確認し、予定を見ながら予定が空いているところに会議を設定してもらう、という使い方が可能です。これは旧グループウェアではできなかったので、便利になった点ですね。

従業員の方の評価はいかがですか。

ユーザーである従業員からも目立った不満の声は聞かれておらず、難しさを感じず、自然に使えているようです。一度、組織カレンダーを利用できなくなった際、予定表を一時的にOutlookの機能で代替したことがありました。しかし、そのトラブルは組織カレンダーが当社の日常業務におけるスムーズな予定共有を支える、なくてはならないツールであることを再認識する機会になりました。

導入後の運用面で、何か気を付けている点は？

予定表に各社員のスケジュールが入っていなければせっかくの組織カレンダーも意味がありません。基本的なことですが、業務上必要な予定を確実に登録してもらうことを重視しています。組織全体で最新の予定情報を共有できる状態を維持し、日程調整や会議室・設備予約の精度を高め、円滑な業務運営につなげています。

今後、導入する企業へのアドバイスをお願いします。

M365の標準機能だけで同様の運用を行う場合に生じる手間を、組織カレンダーによって補うという“かゆいところに手が届く”感覚を得られています。同じようなニーズを感じている企業であれば、検討してみる価値はあるのではないでしょうか。
予定表自体はM365の標準機能と重複しているように見える面もありますが、ネクストセットのアドオンツールは当社の組織構成や運用方法に対応しており、組織単位でのグループ一括管理や、利用者に負担をかけずに予定表を共有できる点は大きなメリットだと感じています。とりわけ、部署横断での予定確認や設備予約を効率化したい企業にとっては、検討する価値の高いサービスだと思います。

基本データ

• ●設立：1959年(昭和34年) 7月10日
• ●社員数：212名（2026年７月時点）
• ●所在地：東京都中央区日本橋堀留町一丁目3番17号
• ●導入アカウント数：250（2026年７月時点）

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